サービス案内
会員専用余分に払った通勤手当の返金を要求できる？
- 社員が遅れて届け出たり虚偽に申請することで、会社が本来の金額よりも多く通勤手当を支払った場合、返還を求めることはできるのでしょうか？
- 返金させることは可能ですが、社員による過失なのか故意なのかによって、適切な対応が異なります。また、返還の方法についても注意が必要です。
- 過失なのか故意なのか
- 返還の方法
- 事例詳細
過失なのか故意なのか
- 通勤経路の変更に関する届け出が遅れるといった、社員による過失の場合は、過払い金額を全額返金させ、注意をする程度にとどめる
- 社員が故意に不正受給した場合は、事実関係の調査を行った上で、悪質と判断できる事案についてのみ、懲戒処分等に踏み切る
返還の方法
- 賃金から控除する場合には、労使協定を締結した上で、別途本人と合意する必要がある（合意相殺）
- 多額でなければ、２～３ヶ月以内に、本人に予告し、調整的に相殺をすることも可能（調整的相殺）
事例詳細
先日、当社の社長が経営者仲間から、通勤手当を不正に受給していた従業員の話を聞いてきたようで、当社でも調査することになりました。
社長総務部長。実は知り合いの社長の会社で、通勤手当の不正受給があったらしいんだよ。
総務部長あっ社長、おはようございます。通勤手当の不正受給ですか？ 悪い奴がいますね。
社長どうやら、電車で通勤するということで通勤経路を申請していたのに、自転車で通勤していたらしい。うちの会社でも、すぐに調べてみてくれないか？
総務部長わかりました。でも、自転車で通勤しているかどうかまでは、探偵でも雇わなければ難しいですよねえ。
社長それもそうだなぁ。ふーむ、何かよい方法はないのかね？
総務部長そうですねぇ。取りあえず、購入した定期券のコピーを提出させましょう。あわせて、従業員に対して、会社に申請した通勤経路によらずに通勤している場合には、すぐに会社に届け出をすること、そして、届け出せずに後日に発覚した場合には、会社は厳正な処分を行うというような文書を作成して、通知してみましょう。
社長うん、そうだな。それに追加して、従業員から住民票記載事項証明書の提出も求めたらどうだ？
総務部長さすがは社長、それは名案ですね。そうすれば現住所も分かりますしね。
こうして、会社は従業員全員の通勤経路の調査を開始しました。
ほとんどの従業員は、適正に通勤経路の届け出をしており、不正は見受けられませんでしたが、Ａ社員については、最近引っ越しをして、その届け出を失念していたとして、総務部長にその旨を申し出てきました。
Ａ社員も故意ではなく、十分に反省しており、その後、速やかに定期券の清算手続きを行って、小額ではあるものの、過払い金額もすぐに返還してきたこともあり、会社としては、口頭による注意にとどめることにしました。しかし、Ｂ社員だけ、住民票記載事項証明書の提出がありません。
総務部長Ｂさん。通勤経路の件ですが、Ｂさんだけ住民票記載事項証明書が提出されていないので、早く提出していただけませんか？
Ｂ社員総務部長、たいへん申し訳ありません。なかなか取りに行くことができなくてすみません。
総務部長そうですか･･･。それじゃあ仕方ないですね。遅くても来週には提出してくださいね。
そして翌週、再びＢ社員と面談を行いました。
総務部長Ｂさん、先日お願いしていた住民票記載事項証明書は、持ってきてくれましたか？
Ｂ社員･･･えーと、はい。･･･とりあえず、持ってくることは持ってきたのですが･･･。
総務部長は、Ｂ社員が提出した住民票記載事項証明書の住所と、申請していた通勤経路とを比較しました。
総務部長Ｂさん、会社に申請している通勤経路と、住民票記載事項証明書の住所の最寄り駅が違いますね。これはどういうことですか？
Ｂ社員た、た、たいへん申し訳ございません。つい、うっかり届け出を忘れていまして･･･。
総務部長うっかりって･･･、じゃあ、Ｂさんは、いつ頃からここに住んでいるんですか？
Ｂ社員えーと、あのー、そのー、んー、確かー、約２年前くらいだったかと思います。
総務部長に、に、２年前ですって？ うっかりにも程があるでしょう！！ 何をしているんですか。
Ｂ社員も、も、申し訳ございません！ 決して故意にやったのではありません。すみません。
総務部長そうですか･･･。それではまずは、なぜこのようなことになったのか説明してください。
Ｂ社員実は、妻との関係が上手く行っておらず、２年前から別居するようになりまして･･･。なかなか会社にもいいだせず･･･、申し訳ございません。
総務部長言いにくいかも知れませんが、そういう事は、早く会社にいってくれないと困ります。大変だとは思いますが、会社も組織である以上見過ごすわけにはいきません。過払い分については、会社で計算しますので、まずは速やかに返還してください。Ｂさんの処分については社内で検討して、改めて通知します。
さて、従業員が通勤経路の変更に関する届け出を怠ったり、虚偽の申請をしたりして、本来受給すべきでない通勤手当を受給することに、会社はどう対応すればよいのでしょうか。
故意なのか届け出を忘れただけなのか
手当の不正受給は、会社に対する背信性が高く、程度によっては詐欺罪にも該当する行為であり、不正受給の金額や、不正受給の期間等によっては、懲戒解雇等の非常に重い処分の対象となる可能性があります。
しかし、このようなケースは、実際には、結構存在するのではないかと思います。もちろん、従業員本人が故意に不正受給をしていた場合であれば、懲戒処分を検討することになりますが、過失等によって、届け出が数ヶ月間遅れてしまったような場合では、直ちに懲戒処分をすることは困難といえます。
会社としても、届け出が遅れることのないよう、常日頃から従業員に周知徹底し、従業員の過失等を未然に防ぐように努めるべきという側面もありますから、過失等による場合には、従業員本人から十分事情を聞いた上で、過払い金額を全額返済させ、口頭、または書面による注意程度にとどめることが相当だと思います。
他方、従業員本人が、故意により通勤手当を不正に受給していた場合には、会社としても厳しい対応を検討することになります。
ただし、このようなケースであっても、直ちに懲戒解雇等の非常に重い処分を行うのではなく、会社として黙認していた事実はないか、他の従業員は同様の不正をしていないか、当該従業員の弁明の内容はどのようなものかを確認し、その上で、悪質と判断できる事案についてのみ、懲戒解雇等の非常に重い処分に踏み切るべきであると思います。
このような場合を想定し、もちろん、就業規則には、懲戒の種類や程度を整理し、懲戒事由として「業務上必要な報告、届け出を怠り、または虚偽報告、届け出を行ったとき」などと規定しておきましょう。
原則、合意により返還させる
過払い金額については、民法第703条の不当利得の返還義務の規定により、従業員に返還を求めることができます（不当利得返還請求権の消滅時効は、原則として10年）。
返還の方法としては、本人からの直接返還以外に、賃金から控除する方法も考えられますが、その場合、労基法第24条の「賃金全額払いの原則」との関係に注意する必要があります。
労働基準法上は、原則として、所得税や社会保険料等、法令に定めるもの以外は、賃金から控除することはできないことになっており、それ以外の項目について控除しようとする場合には、控除項目等について労使協定を締結することが必要となります。
したがって、賃金から控除しようとする場合には、労使協定を締結した上で、別途本人との合意に基づいて賃金から控除することが必要となります（合意相殺）。
なお、過払い金額が多額にわたらない場合であれば、過払い後の接着した時期（２～３ヶ月以内）において、本人に予告の上、過払分につき調整的に相殺を行うことも可能と考えられています（調整的相殺）。
社員への注意や指導について、誤った対応をすると、不要なトラブルに発展する可能性があります。
注意・指導などの実務対応は、以下のセミナーで詳細を解説しています。
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