身元保証書の必要性

なぜ採用を決めるときに「身元保証書」が必要なのですか？

従業員が会社に損失を与えた場合に対応するためだけでなく、精神疾患に罹患した場合に冷静な話し合いができる方を知っておくために必要です。

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選考時と採用決定後の書類は別に規定する

身元保証書は、応募者を「採用する」と決定したあとに提出を求める書類のひとつです。

選考から採用の過程で、応募者にさまざまな書類を提出させることと思います。

ここで重要なのは、選考時に求める書類と採用決定後に求める書類は、それぞれ目的が異なるということです。

選考時に求める書類と採用決定後に求める書類を区分せずに、ひとくくりに規定している就業規則をたまに見かけます。

選考時に提出を求める書類と採用時に提出を求める書類は目的が異なることを明確にするためにも、就業規則にはこれらを分けて記載することをおすすめします。

金銭保証と人物保証のために提出させる

身元保証書は、何のために提出させるのでしょうか。

身元保証書を提出させる目的は、ふたつあります。

ひとつには、従業員が会社に損害を与えた場合に対応できるようにするためです。

もうひとつは、従業員が精神疾患に罹患した場合に、冷静に話し合いができる人を知っておくためです。

精神疾患を患った従業員がいた場合、会社としてはその対応に大変苦労されることが想定されます。

「会社を守る」という観点から、金銭的な保証はもちろん、当該従業員が肉体・精神的に適した人物であり、仮に入社後に問題が発生した場合はその解決に協力するという人物保証のふたつの目的をあわせた身元保証書の提出を求めることが必要だと考えます。

金銭保証をつけるなら上限額を定める

2020年４月１日から、身元保証書に金銭保証機能をつける場合には、請求する上限額（これを「極度額」といいます）を定めなければならなくなりました。

2020年４月１日前に取得した身元保証書については、期間満了までは従前のままでも差し支えありません。

金銭保証機能をつけた身元保証書には、有効期間があります。

期間を定めなかった場合は３年です。期間を定める場合は、その上限は５年です。更新する際にも５年を超えてはいけません。（身元保証に関する法律第１条、同法第２条１項）

上限額をいくらにするかは、法的な制限はありませんが、あまりに高額だと保証人が見つかりづらくなる可能性があります。

記載の仕方は、金額を明記した方がよいと考えます。
たとえば、「○○円を極度額として、損害額を賠償するものとする。」という文言が考えられます。